Инвентаризация-малый-бизнесМногие собственники небольших компаний, которые ведут производственную или торговую деятельность, рано или поздно сталкиваются с проблемой правильности ведения складского учета. Зачастую вся информация о товарных остатках и остатках сырья на складе находится в файле Excel или даже попросту «в голове» руководителя. Однако при расширении компании и росте продаж возникает потребность в ведении учета всех ТМЦ, чтоб правильно планировать закупки и прогнозировать продажи. Эффективный учет ТМЦ помимо прочего также поможет избежать хищений и порчи ТМЦ со стороны нанятых работников.

 

Для решения вопросов учета ТМЦ небольшого склада изначально необходимо создать базу данных товаров и прочих ТМЦ. После этого для соответствия учетных данных фактическому наличию и состоянию товарно-материальных ценностей нужно с определенной периодичностью проводить инвентаризацию склада продукции и сырья.

 

Для инвентаризации небольшого склада компания Скан ТМЦ разработала удобный online сервис Scan24. Главное преимущество сервиса – это небольшая общая стоимость самого процесса инвентаризации, которую Вы теперь можете проводить собственными силами и с помощью своего смартфона или планшетного ПК на OS Android! Для этого всего лишь нужно зарегистрироваться на этом сайте, скачать бесплатную программу на смартфон, планшет или терминал сбора данных и следовать инструкции.

 

Кроме этого, чтоб понять потребность Вашего бизнеса в сервисе Scan24 мы предлагаем провести первую инвентаризацию абсолютно бесплатно! Более того, при необходимости мы окажем помощь в процессе инвентаризации, выделив Вам для этого нашего специалиста!

 

Если остались вопросы, то позвоните прямо сейчас и мы предоставим Вам дополнительную консультацию!

 

inventory-controlИнвентаризация является важным инструментом контроля эффективного использования активов компании и регулярное ее проведение – это способ экономии денежных средств предприятия. Однако кроме этого стоит задуматься и над самим процессом инвентаризации, ведь правильная его организация также поможет сэкономить дополнительные средства.

 

Проведение инвентаризации решает сразу несколько важных задач, главная из которых – это контроль наличия и состояния имущества предприятия. С помощью этой процедуры выявляются недостачи, порча ТМЦ и излишки товаров, а также приводится в порядок учет имущества. Кроме того, на основании полученных достоверных результатов руководство компании может принимать правильные управленческие и кадровые решения. Инвентаризация помогает не только выявить множество недостатков рабочего процесса на предприятии, но и пресечь их появление в дальнейшей работе. К таким недостаткам можно отнести, например, хищения внутри компании и внешние хищения и кражи.

 

Например, после проведения независимой инвентаризации на большом складе автомобильных запчастей было выявлено большое количество недостач. После этого руководством организации было принято решение изменить процедуру выхода складского персонала и организовать его через металлодетектор.

 

Другой показательный пример – после инвентаризации в сети супермаркетов была выявлена внушительная недостача конфет. Дело в том, что кондитерский отдел в данной торговой организации является зоной самообслуживания, и покупатели часто дегустировали конфеты в торговом зале и попросту рассовывали их по карманам. После получения результатов независимой инвентаризации руководством сети было организовано дополнительное видеонаблюдение в местах наибольших недостач и установки дополнительных постов охраны.

 

Что касается пересортицы, то это нормальное и довольно частое явление для компаний с более-менее большим оборотом. Обнаруживается факт пересортицы, как правило, в самый неподходящий момент, когда товар числится на складе, а после оформления заказа клиентом оказывается, что его физически нет из-за допущенной ранее ошибки складского персонала. Кроме этого, имея некорректные данные об остатках, менеджеры осуществляют неправильные заказы у поставщиков, тем самым негативно влияя на финансовые результаты компании. Вовремя проведенная периодическая инвентаризация минимизирует потери организации от пересортицы и позволяет оприходовать все излишки товаров, ведь не секрет, что украсть неучтенный товар гораздо легче.

 

Еще одна проблема торговых организаций – это наличие на складе и в торговом зале и последующая реализация испорченных и поврежденных товаров. Этот фактор негативно влияет как на лояльность клиентов в долгосрочной перспективе, так и приводит к финансовым потерям в краткосрочной перспективе при возврате товаров. Проведение инвентаризации позволит выявить товары с истекающим сроком годности, товары с поврежденной упаковкой и с другими дефектами. Своевременное снижение цены, переупаковка или возврат товаров поставщику поможет избежать описанных выше проблем.

 

Как сэкономить на процессе инвентаризации? На этот вопрос существует множество ответов, однако, являются ли эти способы одинаково эффективными?
Первый способ – это проводить инвентаризации с помощью собственного персонала, привлекая для этого наименее дорогостоящие кадры. Однако при этом существует большой риск получения недостоверной информации, так как низкооплачиваемый персонал не всегда ответственно относится к поставленным задачам, тем более, если они являются непрофильными и в сверхурочное время.

 

Второй способ – это максимальная автоматизация учета ТМЦ с использованием дорогостоящего программного обеспечения и оборудования. Инвестиции в автоматизацию учета зачастую не приносят должного результата за короткое время и требуют дополнительно жесткого административного управления.
Третий способ – это привлечение сторонней организации, которая специализируется на предоставлении услуг независимой инвентаризации. Этот вид услуг набирает все большую популярность, как на мировом рынке, так и на территории Украины и ближнего зарубежья. Аутсорсинг процесса инвентаризации может быть полным, когда ревизия и пересчет ТМЦ выполняется «под ключ» и на постоянной основе, а может быть и частичным. При частичном аутсорсинге инвентаризация может проводиться с определенной периодичностью для контроля собственной инвентаризационной комиссии, а также для ее проведения могут привлекаться ревизоры компании-подрядчика (аутстаффинг).

 

Компания Скан ТМЦ предоставляет услуги инвентаризации с 2010 года. За время работы мы стали бесспорным лидером рынка и приобрели богатый опыт, проведя независимые инвентаризации различной сложности на более чем 5000 объектов. Мы используем собственные методики, специально разработанные для инвентаризации в различных сферах деятельности, независимо от географии и масштабов бизнеса клиентов. Для инвентаризации основных средств и пересчета продукции на предприятии Вам не нужно прерывать рабочий процесс, так как наши ревизоры работают только в удобное для Вас время, включая праздничные и выходные дни и ночное время суток.

 

Для компаний с небольшим оборотом мы разработали программу для инвентаризации своими силами. Онлайн сервис Scan24 позволяет проводить пересчет продукции и основных средств с помощью смартфонов и планшетных ПК на ОС Android, а также с помощью терминалов сбора данных. Использование онлайн сервиса поможет значительно сэкономить собственникам небольшого бизнеса на организации качественного учета ТМЦ.

Контроль-остатковПодавляющее большинство эффективных мировых организаций применяют самые жесткие требования к контролю над всеми процессами в компании, начиная от управления персоналом, заканчивая контролем над финансовыми потоками и имуществом предприятия. Например, мировой лидер ИТ-индустрии – компания Apple немаловажную роль отводит процессу периодических инвентаризаций, контролируя тем самым не только актуальность информации о наличии и сохранности товарно-материальных ценностей, но и таким образом дает понять собственному персоналу, что компания заботится о сохранности своего имущества.

 

Каким образом связаны понятия «контроль» и «инвентаризация»? Прежде всего, инвентаризация – это наиболее эффективный способ фактического контроля наличия и состояния денежных средств и материальных ценностей на предприятии.

 

Согласно определениям контроля, он представляет собой:

 

1. В управлении. Контроль - одна из управленческих функций, таких как планирование, организация, управление персоналом и т.п. Он является важной функцией, поскольку позволяет проверить допущенные ошибки и принять меры по их устранению и дальнейшему недопущению, что сводит к минимуму отклонение от существующих стандартов и поставленные цели организации достигаются должным образом. Контроль в управлении означает установку плановых показателей, измерение фактических показателей и применение корректирующих действий.

 

2. Как элемент бухгалтерского и управленческого учета. Руководители используют учетные данные для принятия управленческих решений в пределах организации и контроля выполнения плановых показателей.

 

3. Внутренний контроль. Внутренний аудит, с помощью которого контролируется направление выделенных ресурсов компании и их использование. Он играет важную роль в предотвращении мошенничества и защиты ресурсов организации.

 

Независимая инвентаризация является неотъемлемым элементом эффективного контроля благодаря таким следствиям ее регулярного проведения:

 

- корректировка учетной информации о наличии и состоянии товарно-материальных ценностей и активов предприятия для принятия правильных управленческих решений;

 

- выявление и дальнейшее предотвращение таких негативных факторов, как неправильное хранение и обращение с материальными ценностями компании, выявление неиспользуемых или неэффективно используемых основных средств, а также производственных, офисных и складских площадей предприятия;

 

- предотвращение хищений и мошенничества на предприятии, как результат периодического независимого аудита.

 

Исходя из опыта компании Скан ТМЦ, можно с уверенностью утверждать, что наиболее эффективные украинские и международные компании на постоянной основе используют независимые инвентаризации, как эффективный инструмент контроля наиболее важных процессов на предприятии.

инвентаризация-ресторанов-1Инвентаризация в кафе, барах, ресторанах и в любых других заведениях общественного питания имеет ряд особенностей и также является крайне необходимой мерой, как и в других сферах бизнеса. Инвентаризацию остатков на кухне, на баре и на складе ресторана нужно проводить с довольно высокой периодичностью, чтоб свети к минимуму и исключить следующие факторы:

 

- хищения продуктов питания и напитков работниками ресторана;

 

- наличие на кухне и на складе продуктов с истекшим сроком годности и испорченных продуктов;

 

- отсутствие необходимых пищевых ингредиентов, продуктов и напитков в ресторане в связи с несвоевременным заказом.

 

Как правило, инвентаризация в заведениях общественного питания проводится во время сдачи смены и не реже раза в неделю. С такой периодичностью целесообразно проводить выборочную инвентаризацию, проверяя лишь те остатки, которые имеют критическое влияние на функционирование ресторана. В свою очередь, полная инвентаризация в ресторане проводится с периодичностью, определенной руководством и собственниками компании. Такая инвентаризация нужна для наличия актуальных данных обо всех остатках и для внутренней дисциплины персонала. Наиболее эффективно проводить инвентаризации с привлечением независимой специализированной компании. Информация, полученная в ходе независимой инвентаризации, обязательно покажет все «подводные камни» и сведет на «нет» попытки персонала скрыть от руководства хищения, недостачу (и излишки), а также порчу продуктов питания из-за их халатности.

 

Компания Скан ТМЦ специализируется на предоставлении услуг независимой инвентаризации и имеет большой опыт инвентаризаций заведений общественного питания. Вместе с разработанными нами методиками мы используем для инвентаризаций специализированное ПО и оборудование. В максимально сжатые сроки и только удобное для вас и вашего бизнеса время мы проведем инвентаризацию и предоставим подробный отчет о результатах.

В свою очередь, оптимальным решением для небольших кафе и кондитерских, а также для оперативных выборочных инвентаризаций своими силами является сервис Scan24. Попробуйте использовать online-сервис Scan24 для инвентаризации с помощью смартфонов и планшетов (ОС Android) и если результат вас не устроит, то мы обязательно вернем Ваши деньги!

Инвентаризация-ОС-1Инвентаризация основных средств (ОС) – это проверка силами инвентаризационной комиссии наличия, состояния и состава таких активов предприятия, как оборудование, мебель и оргтехника, здания и сооружения, автотранспорт и другие материальные ценности, с помощью которых функционирует предприятие.

 

Главной функцией инвентаризации основных средств является исключение расхождений между данными бухгалтерского учета и фактическим наличием и состоянием активов. Ежегодное проведение независимой инвентаризации ОС помогает сделать достоверной годовую финансовую отчетность предприятия.

 

Проведение независимой инвентаризации основных средств позволяет предприятиям не только контролировать сохранность имущества, а и своевременно реагировать на потребности в замене активов компании и их пополнения или списания.

 

Компания Скан ТМЦ предоставляет услуги независимой инвентаризации основных средств на рынке Украины с 2010 года. Проводя процесс инвентаризации, наши сотрудники не только сличают фактическое наличие и состояние с бухгалтерскими данными, а и проводят маркировку основных средств, создают и упорядочивают базу данных проинвентаризованных активов. Мы выработали и используем уникальные методики проведения инвентаризации, а также специализированное ПО и оборудование.

image-6862f4af5fd28b8b8c604652aa29c1d376c9fb602b28f8071c5c0580c7996b79-VРитейлерам, чьими магазинами управляют наемные менеджеры, мы рекомендуем проводить инвентаризации ежеквартально.

Общеизвестно, что наибольшие потери, связанные с управлением остатками, происходят из-за краж покупателей, из-за того, что остатки не проверяются и не фиксируются должным образом и недостачи не учитываются при поставках, из-за хищений персонала и т.п.

Если же магазином управляет собственник, то достаточно будет проводить инвентаризации раз в полгода или раз в год.

Проведение регулярных ревизий в магазинах позволяет точно отслеживать оборот и выявить области, где он не достигает нужных объемов. В этом случае, благодаря быстрым мерам, можно максимально сократить возможные потери.

Безопасность является жизненно важной функцией для любого бизнеса. Регулярные инвентаризации помогают уменьшить, а во многих случаях и остановить хищения, что опять же сохранит немалые средства собственников. Если инвентаризации не проводятся и хищения не фиксируются, то они увеличиваются вплоть до краха бизнеса.

Годовая инвентаризация необходима для корректного закрытия годовых бухгалтерских отчетов с точными остатками. Приблизительные оценки со стороны бухгалтерии не приемлемы для налоговых и таможенных служб. Подозрения в некорректности получаемой информации может привести к расследованиям, что обернется компании большими финансовыми потерями.

Регулярные инвентаризации помогут также торговцам выявить вместе с недостачами излишки продукции, бракованные и испорченные товары, продукты с истекшим сроком годности.

И в заключение, привлекая для инвентаризаций независимые компании, Вы гарантированно получите точные данные. Компания Скан ТМЦ, основным бизнесом которой является оказание услуг независимой инвентаризации, работает на украинском рынке более 5 лет. Для проведения инвентаризаций компания использует специализированное оборудование и ПО, а профессиональные инвентаризаторы проведут работы максимально быстро и в удобное для Вас время.

 

1. Подготовка к инвентаризации.

 

Инвентаризация-склада-магазина-1На данном этапе, на основании Приказа о назначении постоянно действующей инвентаризационной комиссии, создается соответствующая комиссия. После этого, руководитель предприятия подписывает Приказ о проведении инвентаризации. На основании этого приказа завершается обработка документов, касающихся движения ТМЦ, определяются и фиксируются остатки на день проведения инвентаризации. В свою очередь, инвентаризационная комиссия, пломбирует все помещения, где хранятся ТМЦ, и получает все необходимые актуальные документы, в которых отображены движение и остатки материальных средств. Глава инвентаризационной комиссии визирует полученные документы, а все материально ответственные лица пишут расписки о том, что все приходные и расходные документы на приобретение ТМЦ сданы в бухгалтерию и все операции по оприходованию и списанию ценностей завершены.


2. Проведение инвентаризации.

 

Инвентаризационной комиссией в присутствии материально ответственных лиц проводится опись имущества – сравнение фактического наличия с количеством, отображенным в инвентаризационных документах. Проверка наличия ТМЦ производится путем пересчета, взвешивания или обмера имущества. Если инвентаризация не завершается в течение дня, то она должна проводиться на следующий день и т.д., вплоть до завершения. Во время перерывов помещения пломбируются инвентаризационной комиссией.

 

3. Итоговый аналитический этап.

 

Результаты инвентаризационной проверки определяет бухгалтерия предприятия на основании полученных описей ТМЦ.

 

На основании сверочных документов инвентаризационная комиссия устанавливает характер выявленных несоответствий: излишков, недостач и порчи ТМЦ. Свои выводы и предложения комиссия отображает в сводном акте инвентаризации имущества.

 

Окончательные результаты инвентаризации вместе с предложениями по урегулированию несоответствий (недостач, излишков и порчи ТМЦ) устанавливаются в пятидневный срок с момента предоставления всех инвентаризационных актов (описей). После этого результаты инвентаризации утверждаются руководителем предприятия и ее результаты отображаются в бухгалтерском учете.

Насколько хорошо вы управляете ассортиментом и товарными запасами в вашем книжном магазине? Что можно улучшить?

 

инвентаризация-книжного-магазинаПозвольте нам поделиться своими наработками в области инвентаризации книжных магазинов. Мы считаем, что этот процесс должен быть простым, и интуитивно понятным для инвентаризаторов. Поэтому мы разработали методику, подразумевающую кроме прочего использование специализированных программных продуктов и оборудования, которая позволяет быстро, точно и эффективно проводить инвентаризацию независимо от размеров книжного магазина.

 

Простота. Мы поможем внедрить у вас такой сервис, который позволит вам максимально расслабиться, управляя ассортиментом и товарными остатками. Мы внедрим SKU и другие сервисы для оцифровки продукции, чтоб можно было с уверенностью сказать, что каждая книга присутствует на полке и есть на складе в нужном количестве.

 

Скорость. Если внедренная система инвентаризации простая, то ее процесс обязан быть и быстрым. Вы сможете мгновенно и точно узнавать, сколько определенных книг у вас находится на складе, какие книги нужно заказать и какие из них находятся на полке в последнем экземпляре. Кроме того, вам не нужно проводить утомительную ежегодную ревизию, так как мы это сделаем за вас. Так что не нужно тратить драгоценное время вашего персонала на несвойственную для него работу, в то время, как у нас есть все необходимые навыки и инструменты, чтоб провести пересчет быстро, точно и эффективно.

 

Безопасность. Никто не желает учитывать тот факт, его персонал может быть нечестным, но постоянный внутренний контроль позволяет свести к минимуму потери от хищений и злоупотреблений персоналом.

 

Доверьте процесс инвентаризации в вашем книжном магазине компании СканТМЦ. Наши специалисты проведут ревизию в любое удобное для вас время в максимально сжатые сроки. Если же у вас небольшой магазин и вы желаете проводить инвентаризации собственными силами, тогда предлагаем вам воспользоваться нашим online сервисом Scan24.

Аутсорсинг-инвентаризации-1Если говорить о том, когда необходимо проводить инвентаризацию, то нужно руководствоваться нормами украинского законодательства (Положение №879, вступившее в силу с 01.01.2015) для проведения плановых и обязательных инвентаризаций. Также все чаще руководители компаний, работающих в различных сферах бизнеса, прибегают к внеплановым инвентаризациям и к регулярным внутренним пересчетам ТМЦ, проводя их ежеквартально, раз в полугодие и т.п.

 

Согласно украинскому законодательству, инвентаризация является обязательной:

 

- Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, за исключением ТМЦ, денежных средств и обязательств компании, инвентаризация которых проводилась не ранее 1 октября отчетного года. 

 

- Раз в три года для зданий, сооружений и других недвижимых основных фондов.

 

- Если предприятие является государственным, то инвентаризация проводится в случае передачи имущества в аренду другим субъектам хозяйствования, в случае приватизации его имущества, переоформления госпредприятия на акционерное общество, а также в других случаях, предусмотренных законодательством.

 

- В случае смены материально ответственных лиц предприятия (во время передачи дел).

 

- Во время установления фактов краж или злоупотреблений, порчи ТМЦ.

 

Регулярное проведение внеплановых и периодических инвентаризаций поможет собственникам менеджменту компаний правильно и своевременно планировать расходы, связанные с закупкой ТМЦ, оптимизировать товарные запасы и эффективно планировать ассортимент, значительно уменьшить потери, связанные с хищениями персоналом, а также порчей ТМЦ, постоянно иметь актуальную финансовую информацию.

 

инвентаризация-магазинов-одежды-1Открытие магазина одежды зачастую содержит в себе множество проблем для владельцев и менеджмента – от управления ассортиментом и его правильного размещения в магазине, до приобретения товаров покупателями. Привлечение компании, специализирующейся на инвентаризации вещевых магазинов, и внедрение комплексной программы инвентаризации способно поддержать развитие вашего бизнеса и улучшить обслуживание клиентов.

Инвентаризация не только сохранит ваши деньги, но и поможет больше зарабатывать. Давайте рассмотрим преимущества профессиональной инвентаризации вещевых магазинов.

Уменьшение потерь

Согласно исследованию Global Retail Theft Barometer, проведенного в 2012-2013гг, потери от хищений в мировом ритейле оцениваются в $112 млрд и с каждым годом растут. При этом кражи персонала магазинов в 5,5 раз превышают кражи покупателей.

Тем не менее, компании, реализующие активную политику борьбы с хищениями, показали значительно менее негативные результаты. Эта политика представляет собой программу, элементами которой является внедрение комплексной антикражной системы и системы управления запасами вещевого магазина.

Компании, оказывающие услуги проведения инвентаризации в вещевых магазинах, могут внедрить регулярную программу осуществления инвентаризаций, что позволит вам точно знать, сколько и какого товара продано и сколько товара в находится в наличии. Постоянно сравнивая результаты инвентаризаций с отчетами по продажам, вы сможете своевременно выявлять недостачи, прежде чем это может стать проблемой для вашего бизнеса.

Качественное обслуживание покупателей

Услуги профессиональной независимой инвентаризации помогут вам убедиться в том, что на полках вашего магазина находится нужное количество товаров. Регулярная независимая инвентаризация поможет отследить сезонные продажи, стимулировать продажи путем оптимального размещения продукции, определить товарные позиции, которых нет в наличии и отсеять неликвидные товары. Качественное управление ассортиментом сделают из ваших клиентов постоянных клиентов.

Постоянный финансовый менеджмент

Регулярное отслеживание остатков позволяет эффективно мониторить доходы и управлять расходами. С помощью регулярных отчетов по инвентаризации вы можете отслеживать свое финансовое положение на протяжении года, не дожидаясь его окончания, чтоб оценить фактические продажи. Управление запасами на основании инвентаризации поможет своевременно внести коррективы в план закупок, что позволит минимизировать закупку плохо продающихся товаров.

 

Задать их менеджеру
Остались вопросы?